Wręczanie i przyjmowanie prezentów biznesowych wymaga umiejętności oraz znajomości odpowiednich zasad savoir vivre, które podkreślają profesjonalizm i szacunek wobec drugiej strony. Oto kilka kluczowych zasad, które mogą pomóc zarówno w dawaniu, jak i odbieraniu biznesowych upominków.
1. Zrozumienie okazji i intencji
Przed wręczeniem prezentu warto zastanowić się nad jego celem i okolicznością. Okazje takie jak święta, jubileusze, zakończenie ważnego projektu czy nawiązanie współpracy to odpowiednie momenty na obdarowanie drugiej osoby. Przede wszystkim powinno się unikać wręczania prezentów w sytuacjach, które mogą być odbierane jako próba wpływania na decyzje biznesowe.
Jak wynika z badania „Sztuka dawania prezentów biznesowych” przeprowadzonego przez serwis Prezentmarzeń na próbie 1496 respondentów, aż 71% wskazało, że w ich firmach wręcza się prezenty biznesowe. Najczęściej obdarowywani są partnerzy biznesowi, co zadeklarowało 39% badanych, oraz pracownicy, których wskazało 27%. Upominki najczęściej wręcza się podczas świąt, co potwierdziło 54% respondentów, oraz przy okazji ważnych wydarzeń zawodowych, takich jak jubileusze czy osiągnięcia, co zadeklarowało 21%.
2. Wybór odpowiedniego prezentu
Prezent biznesowy powinien być wyrazem profesjonalizmu i odpowiednio dobrany do osoby oraz relacji. Prezenty w formie przeżyć, takie jak vouchery i karty podarunkowe, zdobyły największe uznanie (43%). Równie popularne są produkty premium, jak kawa czy wino, wybierane przez 36% respondentów. Personalizowane przedmioty, np. notesy czy kubki, zostały uznane za stosowne przez 21% badanych, co świadczy o rosnącej wadze personalizacji w kontekście upominków biznesowych.
3. Unikaj nadmiernych kosztów
Koszt prezentu powinien być wyważony. Zbyt drogie prezenty mogą wywołać dyskomfort lub wrażenie zobowiązania. Należy dostosować wartość upominku do stanowiska osoby i relacji biznesowej, a nie do tego, aby imponować. Respondenci uważają, że najważniejsze cechy wartościowego prezentu to personalizacja, którą wskazało 37%, jakość wykonania, doceniona przez 31%, oraz symboliczne znaczenie gestu obdarowania, które podkreśliło 18%. W odpowiedzi na pytanie o nieodpowiednie prezenty biznesowe, 36% badanych wskazało na zbyt kosztowne upominki, a 30% na prezenty osobiste, np. ubrania czy kosmetyki. Przedmioty związane z religią lub polityką uznano za kontrowersyjne przez 27% ankietowanych.
4. Etykieta wręczania prezentu
Starannie zapakowany prezent świadczy o dbałości i szacunku. Warto zadbać o estetyczne opakowanie i dołączyć kartkę z życzeniami lub krótkim, spersonalizowanym podziękowaniem. Prezent należy wręczać w sposób naturalny i nienachalny. Dobre momenty to nieformalne spotkania lub spotkania przedświąteczne. Wręczanie prezentu w trakcie negocjacji biznesowych jest zazwyczaj niestosowne.
Aż 41% respondentów uważa, że kluczowym elementem jest znajomość kultury i zwyczajów kraju odbiorcy, a 25% wskazuje na unikanie przesady w wartości prezentu. Dbałość o jakość i estetykę opakowania ma znaczenie dla 14% badanych, co pokazuje, że odpowiednia oprawa prezentu odgrywa ważną rolę w odbiorze gestu. Dla 61% badanych prezenty biznesowe są istotnym elementem budowania trwałych relacji zawodowych. Aż 72% przyznaje, że personalizacja upominków pozwala lepiej dostosować gest do charakteru odbiorcy, a 23% zauważa, że upominki mają wpływ na ich zaangażowanie i motywację do pracy. - mówi Michał Krasoń z serwisu Prezentmarzeń.
5. Personalizacja i przemyślane wybory
Personalizacja nadaje prezentowi indywidualnego charakteru. Może to być monogram, dedykacja lub wybór czegoś zgodnego z zainteresowaniami odbiorcy. Personalizowany prezent zawsze jest bardziej cenny emocjonalnie, jednak należy unikać nadmiernej osobistości, jak np. prezentów związanych z hobby, które mogłyby ujawniać prywatne preferencje odbiorcy. Ważne, aby prezent był solidnie wykonany, niekoniecznie drogi, ale starannie dobrany. Dobrze wyważony upominek, zgodny z etyką firmy, jest lepiej odbierany niż ekskluzywne, zbyt kosztowne podarunki.
6. Odbieranie prezentu z wdzięcznością
Przyjmując prezent, warto wyrazić szczerą wdzięczność i uznanie dla gestu. Unikajmy od razu deklarowania, że „nie było to potrzebne” – lepiej po prostu podziękować. Jeśli prezent jest zbyt kosztowny lub budzi niepokój, można wyrazić swoje obawy w sposób delikatny i dyplomatyczny, ale nie odrzucać go publicznie.
7. Zasady wewnętrzne firmy
Jeśli w firmie istnieją zasady dotyczące wręczania lub przyjmowania prezentów, warto się do nich stosować. Wiele firm unika nadmiernie kosztownych upominków, aby nie tworzyć wrażenia zobowiązań. Jeśli mamy wątpliwości, warto się skonsultować z działem HR.
8. Wskazówki dotyczące kultury międzynarodowej
W przypadku współpracy międzynarodowej konieczne jest uwzględnienie kultury i norm obowiązujących w danym kraju. W niektórych kulturach wręczanie i przyjmowanie prezentów podlega surowszym zasadom, a niektóre upominki mogą być postrzegane jako nieodpowiednie. Przed obdarowaniem osoby z innego kręgu kulturowego warto zasięgnąć informacji o zwyczajach.
Prezenty biznesowe to ważny element budowania relacji i dobrego wizerunku firmy. Umiejętnie dobrany prezent, wręczony z wyczuciem i w odpowiednim momencie, może pozytywnie wpłynąć na relacje biznesowe, jednak nadmierna ekstrawagancja lub brak znajomości zasad savoir vivre może przynieść odwrotny efekt.
Badanie „Sztuka dawania prezentów biznesowych?” zostało zrealizowane przez serwis Prezentmarzeń na próbie 1496 respondentów w formie ankiety online i stacjonarnie we wrześniu 2024.