Zarządzanie absencją chorobową pracowników to temat złożony. Jej kilkunastoprocentowy poziom w przedsiębiorstwach często stanowi duży problem organizacyjny, spadek produktywności i niższe obroty finansowe. Niektóre polskie firmy zaczęły zatrudniać dedykowane osoby na stanowisko menedżera ds. absencji chorobowej. Eksperci wskazują na zalety tego rozwiązania - odpowiednie podejście do zarządzania „L4” przełożyć się może bowiem na prawidłowe funkcjonowanie organizacji, w tym poprawę kondycji finansowej firmy.
Zarządzanie absencją chorobową wymaga zaangażowania pracodawcy w proces, w taki sposób, aby niósł on korzyści dla całej organizacji, także dla pracowników. Zaangażowanie to powinno odbywać się na wszystkich szczeblach zarządzania organizacją, szczególnie na najniższym, gdzie bezpośredni przełożeni mają największy kontakt z załogą i najskuteczniej mogą zaobserwować wśród pracowników zachowania niepożądane.
- Aby skutecznie zarządzać absencją nie wystarczy wprowadzić w obieg dokumentu stanowiącego obowiązujące w firmie zasady związane z „L4”, ale należy konsekwentnie mierzyć, weryfikować i komunikować na wszystkich poziomach organizacji. Zarządzanie absencją to proces jak każdy inny i powinien być realizowany od najniższych struktur zarządzania, które często nie tylko nie uczestniczą, ale są wręcz częścią problemu. W firmach, w których absencja chorobowa zaczyna stanowić duży problem organizacyjny, rekomendujemy utworzenie dedykowanego stanowiska pracy dla menedżera ds. zarządzania absencją. Często są to po prostu osoby przesunięte z działów HR, które świetnie znają daną organizację – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio, największej polskiej firmy doradczej zajmującej się problematyką absencji chorobowej.
Do obowiązków menedżera ds. zarządzania absencją chorobową należą m.in. analiza tendencji w zachowaniach absencyjnych pracowników (częstotliwość korzystania ze zwolnień, absencja w określone dni tygodnia, czas trwania zwolnień z uwzględnieniem obszaru pracy), dbanie o egzekwowanie właściwych konsekwencji przy zachowaniach kontrproduktywnych, kształtowanie polityki personalnej w zakresie kończenia współpracy z osobami trwale przebywającymi na zwolnieniach czy raportowanie wyników dotyczących absencji przełożonym wyższego szczebla oraz zarządowi.
Wsparciem aplikacja Pulpit Absencji
W ubiegłym roku powstała pierwsza polska aplikacja webowa do zarządzania „L4”, która jest całkowicie zautomatyzowana i służy odciążeniu działów HR, które nie muszą prowadzić już czasochłonnych analiz w Excelu. Menedżerowie mają dostęp do wskaźników absencji chorobowej dla całego zakładu pracy, a także pojedynczych pracowników - m.in. liczby wygenerowanych dni chorobowego, liczby wygenerowanych zwolnień z analizą kalendarzową, wartość wygenerowanej absencji dla zakładu oraz danych rok do roku. Aplikacja daje przełożonym możliwość szczegółowej analizy z uwzględnieniem podziału na grupy długości trwania zwolnień – krótkie, długie, bardzo długie. Analizie poddawany jest też m.in. wskaźnik Bradford, czyli pomiar krótkich nieobecności w pracy - np. tzw. zwolnień „poniedziałkowych” lub „kacowych”. W oparciu o tak szczegółową analizę, można błyskawicznie zapobiegać nieprawidłowościom w obszarze absencji, a osobę wykazującą niepokojące tendencje skierować bezpośrednio z poziomu aplikacji do kontroli zwolnienia chorobowego. W ramach działania aplikacji eksperci opracowali również system do monitorowania parametrów absencji chorobowej. Chodzi przede wszystkim o średnią długość trwania zwolnienia, procent zwolnień powyżej 30 dni, jaki jest odsetek zwolnień ze wskazaniem 1 i 2 oraz jaka jest liczba utraconych etatów. Wartości wskaźników ustalone zostały na podstawie wyliczeń i długoletniej współpracy z wieloma zakładami pracy.